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Fehler vermeiden im PIM-Projekt

Praxistipps für ein erfolgreiches Produk­tinformations­management

Die Digitalisierung im Unternehmen erfordert neue Geschäftsprozesse. Alte Strukturen werden aufgebrochen, Verantwortlichkeiten verändern sich und hohe Erwartungen müssen erfüllt werden. Mit der richtigen Planung und Organisation lassen sich auf dem Weg zum erfolgreichen PIM-Projekt einige typische Stolpersteine umgehen.

Anforderungen für PIM sinnvoll definieren

Nicht alles auf einmal! Viele Unternehmen versuchen bereits in der ersten Phase des Projektes alle möglichen Anforderungen unterzubringen. Aber gerade hier müssen sich die Verantwortlichen Zeit nehmen, um die Anforderungen zielorientiert und bedarfsgerecht zu definieren. Alle verfügbaren Funktionalitäten, die das PIM-System leisten kann, lassen sich nicht in einem Schritt umsetzen. In kleinen Projektschritten voranzugehen hilft, die Zielsetzung immer wieder zu justieren und an aktuelle Entwicklungen anzupassen.

Key-User benennen

Alle Abteilungen, die mit dem neuen PIM-System arbeiten werden oder peripher mit den Auswirkungen zu tun haben, sollten frühzeitig mit ins Boot geholt werden. Sie zu übergehen und erst vor vollendete Tatsachen zu stellen, demotiviert und erschwert die Akzeptanz des PIM-Systems bei den Anwendern. Werden hingegen in jeder Abteilung Key-User definiert, welche die fachlichen Interessen ihrer jeweiligen Bereiche im Projektteam vertreten, können diese in den Fachabteilungen schon früh als Vermittler agieren. Werden Anwender bereits in der Entwicklungs- und Konzeptionsphase aktiv mit einbezogen und können sie sich bei Prozessen, Anforderungen und organisatorischen Veränderungen als Akteur beteiligen, wird sie das motivieren maßgeblich zum Erfolg des PIM-Projektes beizutragen.

PIM-System nicht überfrachten

Wird ein neues System eingeführt, ist die Erwartungshaltung groß. Es wird angenommen, dass sich damit jetzt auch alle Probleme lösen lassen, für die sich bisher niemand zuständig fühlte. Das reicht von Schwächen im Online-Shop über mangelndes Warenwirtschaftssystem bis hin zu fehlender Business Intelligence. Aber es darf nicht vergessen werden, dass der Fokus der PIM-Software auf den Produktinformationsdaten liegt. Darum sollte es auch nur für diese Zwecke genutzt werden; nämlich die Konsolidierung von Produktdaten, deren Aufbereitung und die Ausleitung in verschiedene Kanäle. Fremde Funktionen zusätzlich mit abdecken zu wollen erhöht die Komplexität des PIM-Systems und damit auch die Kosten.

Natürlich ist es verlockend zu glauben, dass ein PIM-System für alle Fälle gerüstet sein müsste. Allerdings kann dies dazu führen, dass das Datenmodell rapide überfrachtet wird. Beim Versuch alle Informationen aus allen Systemen – sei es intern oder extern – mit im Modell aufzunehmen, werden die Grenzen des Möglichen bald erreicht. Darüber hinaus erhöht sich der Wartungsaufwand des Systems signifikant. Besser ist es die bekannten Anforderungen zu berücksichtigen und nur das umzusetzen, was jetzt im Moment ganz konkret benötigt wird. So bleibt die Flexibilität des Systems auch weiterhin erhalten.

Datenverantwortungen schaffen

Ohne ein zentrales System entstehen Produktinformationen an verschiedenen Stellen und in unterschiedlichen Systemen. Mit dieser Vorgehensweise gibt es keine klaren Strukturen und Regelungen für die Informationsentstehung – Konflikte sind vorprogrammiert. Denn zusätzlich zu den Produktdaten (die häufig von Lieferanten zur Verfügung gestellt werden) werden beispielsweise Marketingtexte intern erfasst, aber möglicherweise an anderen Stellen als die Produktinformationen. Bei der Einführung eines PIM-Systems treffen diese beiden Datenströme aufeinander. Es entstehen Widersprüche und Abweichungen, für die klare und eindeutige Datenhoheiten definiert werden müssen. Zusätzlich muss bekannt sein, aus welchen Quellen welche Daten kommen, wie sie erfasst werden müssen und wer dafür verantwortlich ist. Ein einheitlicher Datenentstehungsprozess ist essenziell.

Mitarbeiter frühzeitig über PIM informieren und involvieren

Wird ein neues, zentrales PIM-System eingeführt, aber die Organisation im Unternehmen dezentral belassen, sind Zuständigkeitslücken unvermeidbar. Ein immenser Abstimmungsaufwand ist die Folge, Prioritäten sind unklar und es entsteht Mehraufwand, der durchaus zu vermeiden wäre. Beispielsweise mit der Schaffung einer zentralen Organisation, die frühzeitig das Change-Management im Unternehmen einleitet. Es ist nur menschlich, dass Mitarbeiter auf Veränderungen und Mehraufwand erst einmal kritisch reagieren. Eine transparente Informationspolitik und ein offener Austausch bieten ihnen die Möglichkeit die neue Organisation zu verstehen und nachzuvollziehen, dadurch sind sie eher bereit ihre persönliche Arbeitsweise danach auszurichten und die Veränderungen positiv zu sehen.

Auf professionelle PIM-Beratung setzen

Ein aufwändiges, zeitintensives PIM-Projekt lediglich mit Hilfe eines reinen Implementierungspartners erfolgreich im Unternehmen umzusetzen wird nicht funktionieren. Unternehmen sollten nicht am falschen Ende sparen und auf wertvolle PIM-Beratung verzichten. Denn oft vergessen Projektinitiatoren, dass ein neues Tool auch Aufwand in punkto Schulungen der User und Anwendersupport in der Einführungsphase bedeutet. Die interne IT-Abteilung benötigt selbst Zeit, um mit dem neuen System vertraut zu werden und kann Know-how nicht schnell genug aufbauen. Unternehmen profitieren daher von zuverlässigen, erfahrenen Beratungspartnern, um Sackgassen zu vermeiden und schneller voranzukommen. Das bedeutet im Endeffekt auch weniger internen Aufwand und dadurch Kostenersparnis auf dem Weg zum erfolgreichen PIM-Projekt.

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