Herausforderung Produktdatenpflege

Zentrale Sicherheit vs. lokale Flexibilität

Viele globale Markenunternehmen befinden sich im Wandel. Waren ihre Unternehmensstrategien bisher eher produktgetrieben ausgerichtet, wenden sie sich jetzt zunehmend den Marketingaktivitäten rund um das Produkt zu. Im Bereich der Produktdaten und deren Pflege führen diese Prozessveränderungen zu neuen, kraftzehrenden Herausforderungen.

Jedes Unternehmen weiß, dass Flexibilität einer der wichtigsten Faktoren ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Nicht verwunderlich ist daher, dass Anwender ihre eigenen marktspezifischen Abläufe und Prozesse entwickeln, um die Zusammenarbeit mit anderen Stellen in ihrem Sinne zu beeinflussen und zu optimieren. Diese lokalen Anpassungen passieren aber meist auf Kosten einer guten Datenqualität und Prozesstransparenz. Eine zentralisierte Produktdatenpflege bleibt damit auf der Strecke und Insellösungen werden zur unternehmensweiten Herausforderung. Wie kann ein PIM-System hier Lösungen bieten?

Klare Verantwortlichkeiten definieren

Die Gefahr, dass inhaltliche Änderungen nicht über die Grenzen einzelner Systeme hinaus gepflegt werden, kann zu inkonsistenten Produktdaten führen. Eine zentral gesteuerte PIM-Lösung kann dabei helfen, klare Verantwortlichkeiten für übergeordnete Prozesse und damit verbundenen Änderungsaktivitäten festzulegen. Dazu gehören auch Alerting- und Benachrichtigungsfunktionalitäten. Wer korrigiert Datenfehler im System und wo? Ist sichergestellt, dass diese nicht nur manuell im Zielsystem korrigiert werden, sondern auch im Quellsystem? Gibt es ein Push-back oder Update danach? Klare Zuständigkeiten im PIM-System können helfen, die Antworten auf diese Fragen stets einheitlich und konsequent prozesskonform zu erarbeiten.

Data Governance realisieren

Wer bearbeitet welchen Content? Wer verantwortet das Ergebnis? Die Implementierung einer prozessbezogenen wie auch organisatorischen Data Governance (Datenverwaltungskonzept zur Erhaltung der Datenqualität) ist einer der wichtigsten Schritte für ein reibungslos funktionierendes PIM-System. Sie schafft Transparenz und ermöglicht, dass Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge und auch vom System vollständig unterstützt stattfinden. Außerdem gewährleistet ein zentral verwaltetes PIM-System dadurch einen höheren Schutz der Daten und sorgt für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Zentralisierte Produktdaten

Ein großer Fehler bei der Produktdatenpflege ist es, nur einen Teil der Daten zentral zu aktualisieren und beispielsweise marketingbezogene oder marktspezifische Informationsdaten später separat zu pflegen. Dies passiert, wenn ein wesentlicher Teil der marktspezifischen Kommunikation und Zusammenarbeit nicht im zentralen System stattfindet. Dazu kommt vielleicht noch, dass Bilder und Produktinformationen in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden. In diesem Fall gäbe es keinen singulären Zugang zu allen zusammengehörenden Produktdaten. Das Resultat ist, dass Daten im PIM-System teilweise von Inhalten der Quellsysteme getrennt sind. Es bedarf also einer kompletten End-to-End-Prozesssicht, in die auch die IT eingebunden sein muss, um diesen Missstand zu lösen. Andernfalls bleibt die zentrale Prozess-Sicherheit auf der Strecke.

Komplexe Arbeitsprozesse vereinfachen

Das Problem von unnötig komplexen Arbeitsprozessen ist weitreichend bekannt. Es gibt beispielsweise ausufernd viele Meetings, E-Mails und Telefonate – trotzdem wird nicht jeder Prozessbeteiligte zufriedenstellend informiert. Ein PIM-System kann helfen, Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Um die dafür richtigen Informationen in das PIM-System einzubinden, können Prozess- und Workflow-Dashboards eingeführt werden, mit deren Hilfe Optimierungsabläufe schneller und einfacher identifiziert werden.

Zusammengefasst: Zentrale Sicherheit vs. lokale Flexibilität

Grundsätzlich gilt, dass zentral gesteuerte Prozesse sich immer wieder gegen die lokale Flexibilität von Arbeitsprozessen behaupten müssen. Ebenso müssen zentrale und akkurate Produktdaten sich gegen marktbezogene und manuell angepasste Produktinhalte durchsetzen. Genauso wie zentrale, nahtlos integrierte Applikations-Landschaften oft lokalen „Microsoft-Office“-basierten Lösungsansätzen gegenüberstehen. Dies sind einige der Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn es um die einheitliche Pflege ihrer Produktdaten und den Prozessen dahinter geht.

Ein PIM-System kann dafür Lösungsansätze liefern, wenn die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden und eine zentralisierte Datenpflege erfolgt. Aber nicht nur PIM-Applikationen müssen kontinuierlich verbessert und angepasst werden, auch Arbeitsprozesse entlang der gesamten Prozesskette von der Datengewinnung über das Produkt-Informationsmanagement bis hin zur automatisierten Ausleitung bedürfen der Optimierung. Die Definition von klaren strategischen Verantwortlichkeiten darf nicht vergessen werden, denn am Ende fordern alle Akteure eine höhere Datenqualität und mehr Transparenz – ohne jedoch ihre persönliche Freiheit verlieren zu wollen.