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Kluge Köpfe setzen auf strategische
PIM-Beratung

Die Einführung eines Produkt-Informations-Management-Systems ist eine mehr­dimen­sionale Heraus­forderung, denn die Installation einer neuen Software allein bringt kein Unternehmen voran. Man muss viele Schritte vorausdenken, relevante Stakeholder involvieren, Prozesse und Strukturen prüfen und überlegen, wie eine Kosten- und Risiko­mi­ni­mie­rung erfolgen kann. Dies sind typische Aufgabenfelder, für die Unter­nehmen einen externen, versierten PIM-Berater an Bord holen sollten, denn häufig fehlen Zeit und Experten im eigenen Haus.

Bei der Einführung eines neuen PIM-Systems werden Unternehmen oft von der Vielschichtigkeit der anstehenden Aufgaben überrollt. Das ist kein Wunder, denn Unternehmen kaufen nicht jede Woche ein neues System zur Produktdatenpflege und können nicht auf Erfahrungen aus ähnlichen Projekten zurückgreifen. Sie können Fehlerquellen nicht voraussehen und nicht konsequent alle wichtigen Details im Blick behalten. Will ein Unternehmen eine neue PIM-Software einführen, ist eine professionelle PIM-Beratung und Begleitung des Projektes durch Spezialisten praktisch unerlässlich. Denn nur mit sachverständigen Profis an der Seite können Fehler vermieden, Risiken vermindert und der Aufwand so gering wie möglich gehalten werden. Wir stellen Ihnen die typischen Aufgaben des Beraters im PIM-Projekt vor und zeigen bei welchen Problemen er wertvolle Unterstützung bieten kann.

PIM als strategisches Unternehmensprojekt

Die richtige PIM-Beratung macht bereits zu Anfang eines Projektes Sinn. Viele Unternehmen vergessen, dass eine Systemeinführung immer auch ein strategisches Unternehmensprojekt ist, denn es tangiert viele verschiedene Bereiche des Unternehmens. Die Verwaltung von Produktdaten geht weit über ein reines IT-Thema hinaus. Durch jahrelange Erfahrung und fundierte Kenntnisse des Marktes sowie der vorhandenen Technik wissen PIM-Berater die Integration einer neuen Software in Unternehmen geschickt zu lenken und strategisch zu begleiten. Sie nehmen auf dem Weg dahin alle Beteiligten abtei­lungs­über­grei­fend mit an Bord. Denn nur eine neue Software zu installieren, löst keine Produktdaten-Probleme. Die richtige Produktinformation muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort in einer hohen Qualität verfügbar gemacht werden. Dazu muss bekannt sein, wer im Unternehmen wann etwas macht und was das überhaupt ist? Welche Auswirkung dies auf den nächsten Prozessschritt in welcher Tiefe haben könnte? Diese wenigen Fragen machen bereits deutlich, wie wichtig eine zielorientierte PIM-Beratung ist. Solch ein Projekt bringt auch immer Veränderungen von Prozessen und Verantwortlichkeiten mit sich. Der kompetente PIM-Berater weiß, dass es hier auch ausdrücklich um die Aufmerksamkeit des Managements gehen muss – und zwar in der obersten Ebene.

Schulterschluss mit der Geschäftsführung

Ein PIM-Projekt muss bei der Geschäftsführung aufgesetzt werden. Denn nur, wenn ein Projekt von der obersten Ebene unterstützt wird, kann es auch systematisch auf die anderen Abteilungen heruntergebrochen und dort vorbehaltlos und richtig umgesetzt werden. Dabei agiert das PIM-Consulting im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen und in unterschiedlichen Abteilungen gleichzeitig. Sei es auf Managementebene, in den Fachabteilungen oder in der IT, wenn es schlussendlich um die Implementierung des neuen Systems geht. Genau dies ist einer der wichtigsten Aspekte der PIM-Beratung: zu wissen, wie ein Projekt im Schulterschluss mit der Geschäftsführung aufgesetzt werden muss, damit es erfolgreich und effizient durchgeführt werden kann.

Strategische PIM-Beratung

Die Beratung für ein PIM-Projekt erfolgt auf mehreren Ebenen im Unternehmen. Auf Geschäfts­leitungs­ebene wird sichergestellt, dass die Projektübersicht alle unter­nehmens­strate­gischen Aspekte beinhaltet, an jede relevante Abteilung gedacht wird und ein dementsprechend passendes Projektteam gebildet wird. Das PIM-Consulting klärt Fragen zur Zielgruppenanalyse oder wie Prozessveränderungen auf die Unternehmensstrategie einzahlen können. Andererseits aber auch welche Ziele am Markt erreicht oder Kosten durch effektivere Abläufe gesenkt werden können.

Operative PIM-Beratung

Zusätzlich sind PIM-Berater im operativen Bereich als Fachleute dabei, um in den Abteilungen die technischen Details vorzubereiten, die Umsetzung zu begleiten und den notwendigen Support zu bieten. Vor allem im Hinblick auf die tägliche Verarbeitung von Produktdaten ist eine kompetente, externe Beratung sehr sinnvoll. Produktinformationen werden oft an verschiedensten Stellen und Abteilungen im Unternehmen geschrieben bzw. importiert – teilweise wissen diese Stellen aber gar nichts voneinander. So entstehen die Informationen zum selben Produkt an verschiedenen Orten auf unterschiedliche Art und Weise – und leider auch in anderer Form. Der PIM-Berater kann beim notwendigen Überblick helfen. Er stellt fest, wo die Informationen liegen, wer sie erstellt und nach welchen Richtlinien. Außerdem berät er dabei, wie diese Informationen zukünftig in einheitlicher Form erstellt und gespeichert werden sollten, damit sie künftig überall im Unternehmen zentral abgerufen werden können.

Der PIM-Berater als Projektleiter

Der reibungslose Ablauf des Projektes liegt in der Verantwortung des beauftragten Beratungspartners, der in der Regel auch einen PIM-Spezialisten als Projektleiter stellt. Dieser muss jedoch unbedingt im Unternehmen mit entsprechenden Befugnissen betraut worden sein, um das Projekt effizient und kostengünstig umsetzen zu können. Er hat die Aufgabe, alle Anforderungen aus den Abteilungen zu bündeln, agiert als Bindeglied zwischen Unternehmen und dem Softwarehersteller und verantwortet die Umsetzung des Anforderungskatalogs.

In welcher Projektphase macht ein PIM-Berater Sinn?

Sobald der Handlungsbedarf in einem Unternehmen erkannt ist, sollte ein PIM-Berater an Bord geholt werden. Denn selbst­verständlich ist es für einen Betrieb schwierig, sich neben dem Tagesgeschäft und der alltäglichen Aufgabenbewältigung auch noch mit Digitalisierungs- und Zukunfts­themen auseinander setzen zu müssen. Ein Consul­ting­unter­nehmen kann die benötigte PIM-Unterstützung bieten. Die externe PIM-Beratung dient dem Unternehmen zur Entlastung während der gesamten Projekt­umsetzung. Denn die Berater werden nicht ins Boot geholt, um lästige Aufgaben abzuarbeiten, die sonst liegen bleiben: Vielmehr sollen sie gemeinsam mit dem Unternehmen Strategien entwickeln, Probleme identifizieren und lösen sowie festlegen, welche Schlüsse für die Zukunft daraus gezogen werden können, um den wirtschaftlichen Erfolg zu sichern.

Der Berater als konzeptioneller Sparringspartner für das Unternehmen

Gerade im Hinblick auf eine wirtschaftlich wertvolle Geschäftsstrategie setzen erfolgreiche Unternehmen auf den externen Blickwinkel und engagieren Beratungspartner. Die Expertise und die Marktkenntnisse der PIM-Berater sind für den Softwareauswahlprozess, vor allem dann wichtig, wenn es um verschiedene Disziplinen und interdisziplinäre Nutzergruppen geht. Aber beispielsweise auch bei der Zielgruppenanalyse, bei Persona-Methoden, um Stereotypen abbilden zu können oder bei Fragen zu Informationskanälen und Datenflüssen, die gebraucht werden, damit ein bestimmtes Geschäftsmodel funktionieren kann. Das alles wissen externe Berater. Mit ihrer Unterstützung beim Management der generierten Produktdaten können sie Unternehmen letztendlich dabei helfen, die Customer Journey und Customer Experience zu verbessern, was schließlich der entscheidende Wettbewerbsvorteil sein kann, den Unternehmen durch die Einführung eines neuen bzw. verbesserten PIM-Systems suchen.

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