Fünf Gründe gegen ein PIM-System
– und warum das nur die halbe Wahrheit ist

Unternehmen, in denen Produktdaten im Geschäftsmodell eine entscheidende Rolle spielen, kennen die Herausforderung, der man sich bei der Datenpflege stellen muss. Ein hoher Verwaltungsaufwand und viele gebundene Ressourcen, personell und finanziell, gehen mit der manuellen Pflege der Produktdaten einher und sind ohne smarte Tools kaum mehr zu stemmen – sollen sie aktuell, korrekt, vollständig und konsistent verwaltet werden.

Die Einführung eines PIM-Systems ist daher obligatorisch. Dennoch sehen sich die „Treiber der Digitalisierung“ im eigenen Unternehmen oft Skeptikern gegenüber, die an bestehenden Strukturen festhalten. Welche fünf Argumente in der Diskussion um die Implementierung eines PIM am häufigsten genannt werden und wie sie sich mit konkreten Beispielen leicht entkräften lassen, lesen Sie hier.

1) Ein PIM-System ist viel zu teuer

Der Kostenfrage muss sich wohl jedes Unternehmen, das ein PIM-System in Erwägung zieht, stellen. Zum Teil sind die Bedenken natürlich auch berechtigt – jedoch sind die Vorstellungen zu den Kosten oft überholt und nicht zeitgemäß. Wer denkt, mit der Einführung eines PIM-Systems mindestens 500.000 Euro investieren zu müssen, um sich mit einer „ordentlichen“ Lösung fit für die Zukunft zu machen, liegt definitiv falsch. Cloud-Anbieter haben beispielsweise Lösungen auf den Markt gebracht, die bereits für 70.000 Euro im Jahr komplett konfiguriert und einsatzfähig zur Verfügung stehen.

Die Implementierungskosten sollen auch nicht geleugnet werden – natürlich ist es immer mit gewissen Aufwänden verbunden, ein neues System einzuführen. Allerdings ist dies auch Ihr Eintrittsticket in ein effizientes Arbeiten mit konsistenten Produktdaten.

Vom ineffizienten „Daten suchen“ zum effizienten „Daten nutzen“: Während viele Abteilungen oftmals länger damit beschäftigt sind, die benötigten Daten zu lokalisieren, ggf. mit anderen Informationen abzugleichen oder (im internationalen Umfeld) übersetzen zu lassen, ermöglicht es ein PIM-System, die Ressourcen effizienter zu nutzen. Es ebnet den Weg von heterogenen Daten und damit verbundenen hohen Prozess- und Korrekturkosten zu effizientem Data Management mit guter Datenqualität und gesteigertem Traffic.

Insbesondere die Funktion des PIM-Systems als Single-Point-of-Truth sollte hier nicht unterschätzt werden. Sorgfältig gepflegt schafft das System als führende Datenbank eine einheitliche Datenbasis, die im Arbeiten mit Produktinformationen Gold wert ist.

In Ihren Produktdaten steckt viel Potenzial – nun liegt es an Ihnen, es zu nutzen. Die Frage sollte daher nicht sein, wie teuer es ist, ein PIM-System einzuführen, sondern vielmehr, wie viel es Sie kostet, keines im Einsatz zu haben.

2) Der Aufwand für Beratung und Implementierung ist zu hoch

Dieser Einwand mag im ersten Moment berechtigt sein, ist aber bei genauerer Betrachtung schnell als situationsabhängig einzustufen. Cloud-Optionen beispielsweise sind vorkonfiguriert – Sie laden Ihre Daten hoch und sind im Prinzip startklar. Wenn Sie sich dem Argument des hohen Implementierungsaufwands stellen müssen, überlegen Sie: Wie viel Aufwand haben Sie heute, Ihre Produktdaten auf einem qualitativ hochwertigen Stand zu halten? Was können Sie mit Ihren heutigen Kapazitäten bewältigen und wo stoßen Sie womöglich bereits an Ihre Grenzen?

Mit einem PIM-System, das individuell an Ihre Prozesse und Anforderungen angepasst ist, sparen Sie wertvolle Zeit. Die Automatisierung des Systems setzt Ressourcen frei, die Sie an anderen Stellen, beispielsweise in Weiterentwicklungen, wiederum sinnvoll einsetzen können.

Sie sind sich unsicher, wie hoch der Projektaufwand ausfallen wird oder ob Ihre Prozesse bereits optimal an Ihre Anforderungen angepasst sind? Holen Sie sich mit Umsetzungsexperten einen starken Partner an Ihre Seite, der dank jahrelanger Implementierungserfahrung genau diese Themen realistisch einschätzen kann und Sie bei Ihrem PIM-Projekt unterstützt!

3) Die Einführung dauert viel zu lange

„Wir müssen für ein PIM unsere komplette Infrastruktur anpassen, der Nutzen stellt sich bestimmt erst in fünf Jahren ein.“ So oder so ähnlich lautet häufig die Aussage von PIM-Skeptikern in der Initiierungsphase. Doch ist das wirklich so?

Natürlich gibt es Unternehmen, die sehr lange sämtliche Prozesse genauestens unter die Lupe nehmen, bevor überhaupt an die Einführung eines PIM gedacht wird. Doch was spricht gegen eine agile Vorgehensweise? Sie bietet die Möglichkeit zur Flexibilität, Erfolge werden schnell sichtbar und man ist binnen weniger Wochen einsatzfähig, um die weiteren Schritte im Digitalisierungsprojekt in Angriff zu nehmen. Stellschrauben können je nach Bedarf individuell nachjustiert und an die eigenen Anforderungen (die im Übrigen auch nicht über Jahre hinweg als in Stein gemeißelt zu betrachten sind) im laufenden Betrieb angepasst werden.

4) Das Projekt ist viel zu kompliziert

Die Entscheidung für ein PIM-System betrifft nicht nur wenige Personen oder eine einzelne Abteilung, sondern zieht unternehmensintern (wie auch zum Teil extern) weite Kreise. Zum Teil geht es auch darum, das berühmte „Das haben wir schon immer so gemacht!“ aus dem Weg zu räumen. Mit einem PIM-System ändert sich nicht nur die Software. Es ändern sich vor allem die Geschäftsprozesse. Dabei führt es unweigerlich dazu, dass interne Abläufe und Verhaltensmuster neu überdacht und gegebenenfalls umstrukturiert werden müssen.

Die Einführung oder das Upgrade eines PIM-Systems ist der Anfang eines Prozesses, um Effizienzgewinne zu erzielen und langfristig zukunftsfähig zu bleiben. Diese Phase ist mit Anstrengungen verbunden und funktioniert sicherlich nicht immer reibungslos. Ist man jedoch einmal über den Punkt hinweg, nicht an Bestehendem festzuhalten, sondern offen für neue Impulse zu sein, werden alle Beteiligten merken, dass sich daraus wertvolle Synergien nutzen lassen.

Wichtig dabei ist, das Projekt in verschiedene Teilprojekte aufzuteilen und „klein“ zu starten. Widmen Sie sich im ersten Schritt einem konkreten Thema, das im Unternehmen einen echten Pain-Point darstellt. So erreichen Sie mit dem neuen System nicht nur schnell „Flughöhe“ und können erste Erfolge nachweisen, sondern geben damit auch den Beteiligten einen echten Mehrwert, der richtungsweisend für die weiteren Schritte im PIM-Projekt ist.

5) Die Schulungsaufwände sind mir zu hoch

Ein neues Tool, neue Strukturen und neue Prozesse: Die Implementierung eines PIM-Systems hat viel mit Change-Management zu tun und es gilt, die Mitarbeiter offensiv mit in die Veränderungsprozesse einzubinden. Die Einbeziehung beginnt früh im Projekt bereits bei der Bedarfsanalyse und endet keineswegs mit erfolgter Implementierung. Schnell werden Fragen laut, wer sich um die Schulungsaufwände der Mitarbeiter kümmert. In den meisten Fällen stehen weder die Ressourcen zur Erstellung der Unterlagen bereit, noch ist intern das Know-how vorhanden, ein entsprechendes Schulungsprogramm aufzusetzen. Besonders wichtig ist an diesem Punkt auch, alle Abteilungen oder Landesgesellschaften miteinzubeziehen, um eine einheitliche Wissensbasis zu schaffen, auf der aufgebaut werden kann.

Doch seien Sie einmal ehrlich: Was wäre die Alternative? Ein PIM-System ist heute Standard – wer zukunfts- und wettbewerbsfähig sein bzw. bleiben möchte, sollte definitiv nicht an diesem Punkt sparen. Das heißt nicht, dass der Schulungsaufwand Ihrer Mitarbeiter unternehmensintern bewerkstelligt werden muss: Beratungsunternehmen bieten beispielsweise standardisierte Methodiken und innovative Schulungskonzepte an und binden damit kaum Kapazitäten im eigenen Unternehmen.

Steigern Sie Ihre Umsätze, reduzieren Sie Kosten und minimieren Sie Risiken!

Die Einführung eines PIM-Systems bedeutet mehr als die reine Implementierung einer weiteren Software. Sie ist eine strategische Entscheidung, die kurzfristig gesehen mit vielerlei unterschiedlichen Anstrengungen und Aufwänden verbunden ist. Wer allerdings jetzt noch nicht mit auf den Zug aufgesprungen ist, für den wird es höchste Zeit, sich der PIM-Thematik zu widmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Vorteile liegen auf der Hand: steigern Sie Ihre Umsätze, reduzieren Sie Kosten und minimieren Sie Risiken! Doch vergessen Sie dabei nicht den Kern des Projektes: Ihre Mitarbeiter! Viel zu oft liegt das Hauptaugenmerk auf der Technologie – und die Menschen geraten aus dem Fokus. Aus einer Vielzahl an Implementierungsprojekten lässt sich jedoch sagen, dass zu einem erfolgreichen Projekt zu 60 % die Menschen beitragen. Erst dann folgen Prozesse und schließlich auch die Technologie.

Ihre Mitarbeiter sind auf dem Weg zu effizientem Datenmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Nehmen Sie sie auf dem Change-Prozess mit und geben Sie ihnen Mitspracherecht – auch den Skeptikern. Als starker Partner an Ihrer Seite unterstützen wir Sie gerne während des gesamten Projekts (auch als Mediator) und treiben gemeinsam Ihr Datenmanagement voran, damit Sie zukunftsfähig bleiben.