PIM-Projekt erfolgreich meistern

Die Einführung eines PIM-Systems hat eine starke strategische Bedeutung für Unternehmen. Es ändert Ihre Produkt­kommu­nikation nach außen, es ändert interne Prozesse und Verantwort­lichkeiten und betrifft viele verschiedene Abteilungen. Das Vorgehen und die Auswahl eines Systems wollen also wohl überlegt sein.

Was muss bei der Auswahl und Einführung eines PIM-Systems beachten werden? Welches ist das passende System für vorhandene Anforderungen? Was muss es können? Open Source oder Lizenz? Was ist das beste Vorgehen bei der Auswahl? Worauf muss bei der Einführung einer PIM-Software geachtet werden? – Wer schon einmal eine Systemeinführung durchgeführt hat, weiß, wie viele Untiefen auf dem Weg in den Zielhafen lauern. In diesem Beitrag erfahren Sie, mit welchen vier Schritten Sie Ihr Projekt zum vollen Erfolg machen.

1) Expectation und Change-Management: Alle Beteiligten involvieren
Klären Sie zunächst das „Warum“: Was soll das System können und welche Anforderungen soll es erfüllen? Involvieren Sie dabei von Beginn an alle an der Datenpflege und -nutzung beteiligten Abteilungen. Denn das Thema PIM ist kein reines Software- bzw. IT-Thema. Unterschiedliche Fachabteilungen benötigen unterschiedliche Informationsdaten und arbeiten daher andersartig mit dem System. Werden sämtliche Anforderungen von Anfang an berücksichtigt, kann die Software im Anschluss optimal genutzt werden.

Durch ein strukturiertes Change-Management erhöhen Sie die Akzeptanz des Systems. Holen Sie alle Beteiligten, aber auch Führungspersonen und das Management, rechtzeitig ab. Involvieren Sie sie in den Veränderungsprozess. Das persönliche Engagement der Mitarbeiter und der Rückhalt durch das Management fördern die Nutzung und somit die Qualität der im System befindlichen Daten.

Durch das PIM-System werden sich Prozesse und Verantwortlichkeiten ändern. Unstimmigkeiten zwischen den Beteiligten im Projektverlauf sind also vorprogrammiert. Ein Projektleiter mit ausreichender Entscheidungsgewalt sowie ein Schirmherr aus der Unternehmensführung sind daher empfehlenswert.

2) Kriterien zur Softwareauswahl: Denken Sie praxisnah!
PIM-Systeme bieten eine Vielzahl an unterschiedlichen Funktionalitäten – da fällt die Auswahl nicht leicht.

Definieren Sie anhand realer Anwendungsfällen welche Anforderungen ihr System erfüllen muss. Klären Sie dazu vorab mit allen Beteiligten, wo und wie Daten gepflegt und eingesetzt werden.

Zur System-Evaluierung erstellen Sie auf Basis Ihrer konkreten Use-Cases einen Anforderungskatalog, das sogenannte Lastenheft. Mit diesem sind Sie in der Lage, aus der Vielzahl der am Markt angebotenen Softwareprodukten Ihre persönliche Shortlist von vier bis sechs Alternativen zu erstellen. Auch ein Open-Source-System kann eine interessante Alternative sein.

Die definierten Auswahlkriterien verhindern zudem, dass Sie sich von Funktionen blenden lassen, die Sie in Ihrem Unternehmen gar nicht benötigen.

Ihr letzter Schritt im Prozess der Software-Evaluation sollte ein „Proof of Concept“ der beiden Finalisten sein. Auch wenn dies zusätzlichen Aufwand bedeutet – eine Fehlentscheidung wäre deutlich kostspieliger!

Vergessen Sie währenddessen nicht die Preisverhandlungen mit den Softwareanbietern. Beginnen Sie zu früh, fehlt der Anreiz zu Preissenkungen. Beginnen Sie zu spät und es ist kein Wettbewerber mehr im Spiel, fehlt der Grund. Bedenken Sie dabei, dass neben den Lizenzkosten auch die Integration, Wartung, Support und System-Optimierung zu Buche schlagen.

3) Implementierung des PIM-Systems

Die Einführung eines PIM-Systems kann mehrere Monate dauern. Hier hilft das Vorgehen in Teilprojekten – so bleiben Sie flexibel im Projektverlauf, können auf Veränderungen rasch reagieren und erzielen schneller Ergebnisse.

Auch die Auswahl des passenden Implementierungspartners ist elementar: Welche Erfahrung bringt der Dienstleister im Bereich PIM mit? Wie gut kennt er sich mit dem konkreten System aus? Besteht eine Partnerschaft mit dem Softwarehersteller? Sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten im Projekt, indem Sie bei der Einführung von den Erfahrungen Ihres Implementierungspartners profitieren!

4) Prozesse, Datenpflege und Struktur

Die Einführung eines PIM-Systems erfordert es Produktinformationsprozesse neu zu strukturieren. Das Management, die Qualität, Geschäftsprozesse und auch das Risikomanagement im Zusammenhang mit Produktinformationen sind zu überdenken. Etabliert haben sich hierbei Stewardship-Modelle: Klären Sie zunächst welche Abteilung bzw. welche Mitarbeiter bestimmte Produktinformationen verantworten (Stichwort Data Governance). Anschließend schaffen Sie klare Regeln und Vorgaben für die betreffenden Geschäftsprozesse. „Der Weg der Produktdaten durch das Unternehmen“ wird dadurch transparent und weniger fehleranfällig.

Zudem ist es notwendig bereits vor der Implementierung die Datenstruktur klar zu definieren. Sie muss den Anforderungen aller Ausgabekanäle entsprechen, also medienneutral sein. Gleichzeitig müssen Sie die Systemgegebenheiten berücksichtigen und den Prozessen der Datenentstehung und -pflege gerecht werden. In diesem Zusammenhang legen Sie beispielsweise auch fest, welches System wann führend ist. Während sich für Stammdaten meist das ERP-System am besten eignet, kann ein MAM-Tool die beste Lösung für Bilder sein. Ihr PIM dient dazu, diese Daten für die Ausgabe in die Vertriebskanäle zu vereinen.

Denken Sie dabei zukunftsorientiert! Wenn Sortimente wachsen, verändern sich die Anforderungen an den Produktdatenprozess. Das Sortiment ist deshalb auch in Zukunft einer der wesentlichen Treiber für Enterprise-PIM. Sie benötigen einen durchgängigen Prozess für das Handling wachsender Sortimentsgrößen.