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Wie finde ich das richtige System?

Sieben Schritte für ein erfolgreiches Auswahlverfahren.

Im Zuge der Digitalisierung haben viele Unternehmen die Vorteile eines Produkt­informations­management-Systems erkannt. Mit Hilfe der PIM-Software können Prozesse vereinheitlicht und vereinfacht werden, dazu lassen sich produktbezogene Daten strukturiert und zentralisiert verwalten. Aber welches PIM-System ist für ein Unternehmen das Richtige? Die Anzahl der Anbieter am Markt ist groß und die Unterschiede in Punkto Qualität ebenso.

Bei der PIM-Auswahl geht es vorrangig nicht um die Frage, welches das richtige System ist – sondern vielmehr darum, welches am besten zu einem Unternehmen passt. Denn so individuell wie die Unternehmen sind, sind auch immer die Anforderungen an die Funktionalitäten einer Software. Das Auswahlverfahren des passenden PIM-Systems sollte darum mit großer Sorgfalt durchgeführt werden und ein Ziel verfolgen: Risiko zu minimieren. Das heißt beispielsweise Fehlentscheidungen vermeiden, die dadurch zustande kommen, weil bestimmte Aspekte nicht berücksichtigt oder Prozesse nicht durchdacht werden. Beim Auswahl­verfahren helfen folgende sieben Schritte, um das individuell passende PIM-System zu finden:

1. Scope definieren

Zunächst sollte man sich immer fragen: Wo möchte das Unternehmen hin? Welche Erwartungen stellen die Verantwortlichen an ein PIM-System? Um einen sinnvollen PIM-Software-Vergleich durchführen zu können, muss erst definiert werden, wie das Unternehmen erfolgreicher gemacht werden kann. Dann erst lassen sich auch die Risiken erkennen, die einem auf dem Weg dorthin begegnen können und Lösungen finden, um diese zu vermeiden.

2. Anforderungen identifizieren

Um die Anforderungen, die das Unternehmen an das PIM-System hat, verstehen zu können, muss zuerst ein Blick auf das Unternehmen und seine Geschäftsprozesse geworfen werden. Alle Abteilungen, die mit dem PIM-System arbeiten werden oder von seiner Einführung betroffen sind, müssen analysiert werden. Es ist wichtig zu verstehen, was diese Mitarbeiter antreibt und was ihre Probleme sind. Angenommen, Sie müssten den besten Weg finden, um von A nach B zu reisen. Um dieses Problem zu lösen, braucht man auch einen systematischen Ansatz. Aber welches Auto ist dafür passend? Muss man nur sich selbst transportieren oder braucht man mehr Platz? Reicht ein PKW oder lieber ein Lieferwagen? Dies sind im übertragenen Sinne die Fragen, die im Auswahlverfahren für den PIM-Vergleich gestellt werden müssen. Zusätzlich kommt die Architekturlandschaft hinzu, genauso wie das Datenmodell. Eine Checkliste der grundlegenden Anforderungen für die Auswahl eines PIM-Systems hilft, alle Punkte im Auge zu behalten. Sind alle wesentlichen Anforderungen im Unternehmen identifiziert, werden sie in einem Lastenheft, der sogenannten Spezifikation, festgehalten.

3. Potenzielle Kandidaten identifizieren

Erfahrene Beratungspartner kennen den Markt und potenzielle PIM-Software Anbieter genau. Sie wissen, welcher Hersteller mit seinem System das Lastenheft mit den zuvor definierten Anforderungen erfüllen kann und welche Stärken und Schwächen die Software hat. Denn am Ende muss sie nicht nur zu den technischen Anforderungen, sondern auch zur Unternehmensstrategie passen. Es ist die Aufgabe des Beratungsunternehmens, eine Longlist mit ca. 15 Kandidaten zu erstellen. Qualifizierte Business Consultants tun dies auch schon unter Berücksichtigung und Verhandlung des vorhandenen Budgets. Dafür wird den relevanten Softwareherstellern eine Liste mit den Kernanforderungen zur Verfügung gestellt, welche in einer bestimmten vorgegebenen Zeit beantwortet werden muss. Aus den Ergebnissen selektiert sich die Shortlist mit noch ca. fünf verbleibenden Kandidaten, die nochmals genau analysiert werden. Zusammen mit dem Unternehmen entscheiden die Berater dann, welche zwei bis drei Systemhersteller am Ende zur Präsentation ihrer Software eingeladen werden.

4. Anbieter-Pitch durchführen

Für die Präsentation werden den Herstellern ca. zehn Use Cases als Aufgaben gestellt. Ziel der Pitch-Präsentation ist es, dem Management-Entschei­dungsgremium zu demonstrieren, wie die jeweilige Software im Alltag funktioniert und was sie bewirken kann. Dafür macht es natürlich Sinn, diverse Probleme oder relevante Punkte als konkrete Use Cases in der Präsentation durchspielen zu lassen. Dabei werden die einzelnen Schritte mit Hilfe von Beispieldaten simuliert. Softwareanbieter können somit unter denselben Voraussetzungen im PIM-Vergleich Pitch überzeugen.

5. Pitch Evaluation

Anschließend werden die Pitch-Präsentationen evaluiert und verglichen. Vor- und Nachteile der jeweilig vorgestellten PIM-Systeme werden gegenübergestellt sowie die Einhaltung der Anforderungen analysiert. Und selbstverständlich spielt auch das jeweilige Budget und die Kostenvorstellung der Softwarehersteller eine große Rolle, wenn es um die PIM-Auswahl geht.

6. Handlungs­empfehlung

Die Ergebnisse werden vom zuständigen Beratungsunternehmen für eine Management-Entscheidung vorbereitet. Sind die Beteiligten unentschlossen oder uneinig, kann in einem letzten Schritt ein „Proof of Concept“ der letzten beiden Software-Finalisten erfolgen. Erst, wenn sich die Systeme wirklich in der Praxis-Simulation bewiesen haben, die Kosten verhandelt und auch schon ein ungefährer Zeitplan für die Umsetzung erstellt ist, sollte eine Handlungsempfehlung dem Entscheidungs-Gremium vorgelegt werden.

7. Entscheidung für einen PIM-Anbieter

Hat die Handlungsempfehlung aufgezeigt, dass eine Software wirklich überzeugt hat, fällt die Entscheidung für den jeweiligen Anbieter nicht schwer. Sind allerdings mehrere PIM-Systeme für das Unternehmen geeignet, liegt es am Management-Gremium sich final zu entscheiden und den PIM-System-Vergleich abzuschließen.

Projektmanagement über das
PIM-Auswahlverfahren hinaus

Bei jedem dieser Schritte im PIM-Software-Vergleich sollte der Beratungspartner eng an der Seite des Unternehmens sein. Erfahrene Berater haben fundierte Marktkenntnisse und verfügen über das entsprechende Know-how, um ein Unternehmen in diesem Prozess erfolgreich unterstützen und führen zu können. Dadurch lassen sich Risiken vermeiden und die Umsetzung dadurch oft kostengünstiger gestalten. Lesen Sie hier warum eine professionelle PIM-Beratung für Unternehmen sinnvoll ist.

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WEITERE INTERESSANTE THEMEN

Machen Sie den ersten Schritt für die Auswahl Ihres PIM-Systems. Laden Sie die Checkliste herunter, die Ihnen dabei hilft:

  • Die möglichen Ziele in Ihrem Projekt zu finden

  • Einen Überblick über die möglichen Anforderungen zu erhalten

  • Ihre Anforderungen zu definieren