Einführung eines PIM-Systems im Unternehmen – Wie gehen die Experten vor?
Wer ein PIM-System in seinem Unternehmen einführen möchte, steht vor einer großen Herausforderung. Aus diesem Grund greifen Unternehmen häufig auf die Hilfe eines Beratung- und Implementierungsdienstleisters zurück. Katharina Czerner und Marc Kulow sind Consultants beim Beratungsunternehmen parsionate und verfügen über langjährige Erfahrung in der Einführung von PIM-Systemen. Im Interview sprechen sie darüber, welche Unternehmen von einem PIM-System profitieren, wie sie ein PIM-Projekt angehen und warum Change-Management eine entscheidende Rolle spielt.
Als Technical Consultant ist Katharina Czerner ein elementarer Teil eines Projektteams und verantwortlich für die technische Realisierung von PIM-Lösungen. Im Fokus stehen bei ihr das Entwerfen und Implementieren von Prozessen und Workflows ebenso wie das Integrieren von Systemen und zusätzlichen Komponenten. Immer mit dem Ziel, den größtmöglichen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.
Marc Kulow ist Principal Consultant und mit mehr als 15 Jahren Erfahrung zudem einer der erfahrensten Berater im PIM-Umfeld. Bei parsionate ist er verantwortlich für das Business Consulting im Bereich Customer-Experience und Contentserv-Projekte. Sein Schwerpunkt liegt dabei auf einer umfassenden Betreuung der Kunden bei der Einführung von PIM-Prozessen, begleitet durch geeignete Tools.
Woran erkenne ich, dass mein Unternehmen ein PIM-System braucht?
Marc Kulow: Dafür gibt es keine klare Schwarz-Weiß-Einteilung. Es gibt nicht diesen einen Punkt, an dem ich gestern noch kein PIM-System gebraucht habe und morgen kann ich ohne PIM-System nicht mehr existieren. Es gibt aber ein paar Parameter, die darauf hinweisen, dass der Zeitpunkt für ein PIM gekommen ist:
Das eine ist die Komplexität der Produkte. Wenn ich nur weiße Farbe verkaufe, brauche ich vielleicht kein PIM-System. Haben meine Produkte aber viele verschiedene Eigenschaften, die ich beschreiben muss? Habe ich hunderte oder sogar tausende dieser Produkte im Angebot? Sind meine Produkte kombinierbar oder werden in Sets verkauft? Gibt es verschiedene Versionen meiner Produkte, zum Beispiel für verschiedene Länder? Das sind gute Indikatoren dafür, dass ich ein PIM-System brauche.
Katharina Czerner: Auch das Thema Mehrsprachigkeit ist ein wichtiger Faktor. Wenn ich in der Quellsprache etwas an den Produktdaten ändere, dann muss ich den Überblick behalten, in welchen Zielmedien diese Inhalte verwendet werden. Spätestens ab drei verschiedenen Sprachen wird das ohne PIM-System schwierig. Unternehmen kommen irgendwann an einen Punkt, an dem sie immer mehr manuelle Arbeit erzeugen und das Ergebnis bekommt trotzdem eine immer schlechtere Qualität.
Welche Auswirkungen hat diese schlechtere Datenqualität?
Marc Kulow: Kunden im Internet werden meine Produkte nicht mehr kaufen, weil ich entweder die gewünschte Information nicht bereitgestellt habe oder die Informationen fehlerhaft sind. Das werden die Kunden im B2C mir aber nicht zurückmelden, sie werden einfach nicht kaufen oder die Artikel zurückschicken.
Das gleiche passiert aber auch im B2B-Bereich. Durch Corona haben wir aktuell keine Messen mehr. Der persönliche Kontakt mit Kunden ist viel schwächer geworden, viel mehr Geschäfte werden über Einkaufsportale abgeschlossen. Auch hier klicken die Kunden einfach weg, wenn sie mit der Produktzusammenstellung nicht zufrieden sind.
„Produkte mit schlechten oder falschen Produkt-informationen werden sofort weggeklickt.“
Katharina Czerner: Umso schnelllebiger die Produkte werden, umso kürzer die Produktzyklen sind, desto selektiver sind Kunden bei der Suche nach dem richtigen Produkt. Produkte mit schlechten oder falschen Produktinformationen werden sofort weggeklickt. Kunden möchten das perfekte Produkt finden. Und die Informationsflut ermöglicht es ihnen auch, wählerisch zu sein.
Welche Schritte stehen an, wenn ein PIM-System in einem Unternehmen eingeführt werden soll?
Marc Kulow: Am Anfang muss ich als Unternehmen wissen, wo ich stehe. Und ich muss wissen, wohin ich will. Wir als Berater versuchen dann, das Delta zwischen diesen beiden Zuständen zu füllen.
Katharina Czerner: Beim Analysieren des Ist-Zustands passieren aber häufig schon die ersten Fehler. Viele Unternehmen haben das Problem, dass sie gar nicht feststellen können, wie gut ihre Datenqualität ist, weil viele verschiedene Abteilungen beteiligt sind, die der Unternehmensführung auch nicht unbedingt die Wahrheit berichten. Und selbst wenn in zwei einzelnen Abteilungen alles super läuft, können diese trotzdem aneinander vorbei arbeiten, wenn zum Beispiel Produkte noch auf der Website sind, die es aber seit zwei Jahren nicht mehr zu kaufen gibt.
Marc Kulow: Im nächsten Schritt muss ich als Unternehmen dann wissen, wo ich hinmöchte. Unternehmen kennen natürlich nur die Probleme, die sie heute haben. Wenn wir aber ein System auswähle möchten, das in einem Jahr live ist, dann brauchen wir aber mindestens die Probleme, die das Unternehmen in einem Jahr haben wird. Und selbst dann würde es bei der Einführung des Produktes sicherlich schon wieder veraltet sein. Ich muss eigentlich wissen: Welche Probleme hat das Unternehmen in drei Jahren? Also was muss mit meinen Daten in drei Jahren passieren?
Und da kommen wir als Berater ins Spiel. Wir wissen solche Dinge durch langjährige Erfahrungen und Expertise aus vielfältigen Branchen. Es ist tatsächlich unser Job, das zu wissen. Das ist unsere Existenzberechtigung. Dafür sind wir Berater.
Welche Fehler begehen Unternehmen bei der Einführung eines PIM-Systems am häufigsten? Wie können diese Fehler umgangen werden?
„Es ist ganz wichtig, direkt von Anfang an die einzelnen Fachabteilungen miteinzubinden.“
Katharina Czerner: Ganz häufig wird in Firmen zu spät mit dem Change-Management begonnen. Oft wählt die IT-Abteilung oder das Management der Firma ein neues Tool aus. Das wird dann gekauft und die Mitarbeiter werden darüber informiert, dass sie jetzt mit diesem Tool zu arbeiten haben.
Hier wäre ganz wichtig, direkt von Anfang an die einzelnen Fachabteilungen miteinzubinden. Also ihre Anforderungen einzuholen, ihre Probleme und Pain-Points abzufragen, damit das Tool am Ende ihre Arbeit auch wirklich erleichtert und der Abteilung einen Mehrwert bietet. So wird auch eine höhere Akzeptanz in den Fachabteilungen erreicht. Andernfalls wird das PIM-System nur als eine weitere Spielerei aus der IT-Abteilung wahrgenommen, die niemand verwendet.
Marc Kulow: Ein weiterer Fehler ist zum Beispiel, falsche Prioritäten im Projekt zu setzen. Die Mitarbeiter fragen uns immer, wann das System live ist. Mittlerweile frage ich zurück: Was soll eigentlich live sein? Wir möchten die Unternehmen stückweise auf ihrer Digitalisierungsstrategie begleiten. Und das hört bei der Implementierung eines Tools nicht einfach auf.
Das ist, als würde sich ein Fuhrunternehmen 20 LKWs kaufen und dann nie wieder etwas von LKWs hören wollen. Aber LKWs gehen auch mal kaputt und müssen repariert werden. Irgendwann braucht man neue LKWs, vielleicht längere oder auch ein paar kleine Laster. Genauso ist auch das Thema Digitalisierung und PIM nie fertig erzählt. Die Story der Digitalisierung ist nicht fertig, also kann auch ein PIM nie fertig eingeführt sein.
Kunden wollen häufig alle Themen gleichzeitig angehen. Dann sind nach der abgelaufenen Projektzeit 20 Themen angefangen worden, aber keines fertig geworden. Hier kommt das sogenannte MVP, das Minimum Viable Product, ins Spiel. Dabei fragen wir uns, was wir tun müssen, um „die Kuh auf die Weide“ zu kriegen. Und dann soll die Kuh erst einmal vor sich hin grasen und wir können überlegen, was wir mit der Kuh nächsten Monat machen. Wenn ich dann auf den grünen Knopf drücke, ist nicht alles fertig, aber es läuft und wir können stückweise anbauen. Und dieser Anbauprozess sollte eigentlich nie aufhören.
„Die Story der Digitalisierung ist nicht fertig, also kann auch ein PIM nie fertig eingeführt sein.“
Zum Abschluss: Welchen wichtigsten Rat möchten Sie Produkt-Informations-Verantwortlichen mit auf den Weg geben?
Marc Kulow: Am wichtigsten finde ich: Produktinformationsmanagement ist nicht gleich PIM-System. Produktinformationsmanagement ist PIM System plus Digitalisierungsstrategie.
Ein PIM-System schafft zwar die technischen Voraussetzungen, aber nur weil es da ist, bringt es nicht unbedingt den Mehrwert, den ein Unternehmen benötigt. Es muss auch gut umgesetzt werden, die Daten müssen gepflegt werden und Prozesse implementiert, damit das Unternehmen am Ende einen Mehrwert daraus ziehen kann.
Katharina Czerner: Projekte im Produktinformationsmanagement sind anspruchsvoll. Schlecht organisiert dauern sie länger und sind am Ende teurer als geplant. Die Einführung in den Fachbereichen, die Schulung der User oder der Anwendersupport werden häufig vernachlässigt.
Viele Unternehmen profitieren davon, die Erfahrung eines zuverlässigen Beratungspartners zu nutzen, um schneller voranzukommen und Fehler zu vermeiden.
In unserem Webinar „So wird Ihr PIM-Projekt erfolgreich – ein schonungsloser Blick auf 8 vermeidbare Fehler!“ sprechen Katharina Czerner und Marc Kulow über acht kritische Stolpersteine in der Vorbereitung und Durchführung von PIM-Projekten und wie Sie diese vermeiden können.
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