Wenn PIM zum Must-have wird: Die 5 wichtigsten Vorteile für Ihr Business
In vielen Unternehmen wird die Produktdatenverwaltung noch eher hemdsärmelig angegangen. Ob Exceltabellen oder Produktdatenbanken von Online-Shops – die Alternativen scheinen einfach, kostengünstig und zweckmäßig. Zumindest so lange, bis diese Optionen an ihre Grenzen stoßen – und früher oder später ist das in den meisten Unternehmen der Fall.
Um die zentralen Prozesse rund um das Product Content Management zu unterstützen, ist eine systematische Verwaltung und Bereitstellung der dafür notwendigen Produktinformationen erforderlich. Hier kommt Produktinformationsmanagement (PIM) ins Spiel. PIM ist eine Disziplin, die eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen spielt, da sowohl für den Digital Commerce als auch für Transparenz und den Nachweis von Nachhaltigkeitsstandards qualitativ hochwertige und in Echtzeit verfügbare Produktdaten benötigt werden. Darüber hinaus liefert PIM eine ganze Reihe an Mehrwerten sowohl für die Nutzer als auch für Kunden und Partner. In diesem Beitrag gehen wir auf fünf essenzielle Vorteile ein, die durch die Nutzung von PIM-Systemen realisiert werden können.
PIM – die Grundlage für jede Produktvermarktung
In einem PIM-System werden alle für die Produktvermarktung notwendigen Informationen zusammengefasst, zentral verwaltet und nachfolgenden Systemen sowie Datenempfängern zur Verfügung gestellt. Dazu gehören technische Daten, Produktbeschreibungen, Produktbilder und auch Dokumente wie Zertifikate – bei Bedarf zugeschnitten auf die unterschiedlichen Ausgabekanäle.
Produktinformationen können entweder direkt im PIM-System angelegt oder aus unterschiedlichsten Datenquellen importiert werden. Dazu wird oftmals eine Schnittstelle zu einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System eingerichtet. Es kann aber auch ein Lieferantenportal sein, in das die Daten in der erforderlichen Qualität eingegeben werden, oder auch einzelne Datensätze und Dokumente.
Unabhängig davon, wie die Daten angelegt werden – das oberste Ziel ist, eine zentrale und einheitliche Datengrundlage mit hoher Qualität zu schaffen, um alle relevanten Datenempfänger mit optimalen Produktdaten zu versorgen. Dazu müssen die Daten gegebenenfalls um weitere Informationen angereichert, in alle relevanten Zielsprachen übersetzt oder zu bestimmten Klassifikationen gemappt werden. Die meisten PIM-Systeme verfügen zudem über Validierungsregeln, die dabei unterstützen, die geforderte Datenqualität einzuhalten. Als zentrale Datengrundlage versorgt das PIM damit unterschiedliche Ausgabekanäle, wie Online-Shops, mobile Apps, Printkataloge oder es tauscht Produktdaten mit Geschäftspartnern aus – etwa über globale Datenpools des Global Data Synchronisation Network (GDSN). Da jeder Ausgabekanal ganz eigene Anforderungen an Produktinformationen und ihre Qualität hat, ist die Verwendung von Validierungsregeln auch während der Datenpflege und vor Ausspielung der Daten sehr wichtig für die Gesamteffizienz der Kommunikationsprozesse – und damit kommen wir auch schon zu einem zentralen Vorteil von PIM-Systemen:
„Das oberste Ziel ist, eine zentrale und einheitliche Datengrundlage mit hoher Qualität zu schaffen, um alle relevanten Datenempfänger mit optimalen Produktdaten zu versorgen.“
1. Effizientere Prozesse
Ein PIM-System optimiert die Prozesse gleich an zwei Fronten: Zum einen unterstützen Workflows, Datenqualitätsprüfungen und Automatisierungen die Produktdatenpflege im System selbst, wodurch Ressourcen geschont und Fehler bei der Anlage oder Transformation der Daten vermieden werden können. Zum anderen führt eine nahtlose Integration der PIM-Lösung in die bestehende Systemlandschaft dazu, dass systemübergreifende Datenprozesse optimal kontrolliert, gesteuert und automatisiert werden können. Durch eine sorgfältige Programmierung der Schnittstellen des PIM-Systems mit denen der benachbarten Systeme lassen sich die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen den Lösungen optimieren und Produktdaten beispielsweise direkt mit digitalen Inhalten aus dem Digital Asset Management vernetzen oder automatisch in den Online-Shop ausleiten, ohne dass dafür manuelle Datenexporte durchgeführt werden müssen.
Es ist wichtig, PIM als einen von mehreren Bausteinen in der digitalen Wertschöpfungskette zu begreifen und das System, das Datenmodell sowie die Schnittstellen und Business Rules entsprechend den Anforderungen, die sich daraus ergeben, aufzusetzen.
2. Effektiver Datenaustausch
Gerade zwischen Industrie und Handel ist der Austausch von Daten enorm wichtig. Auch hier gilt: Meist hat jeder Handelspartner individuelle Anforderungen an die Produktinformationen, die der Hersteller liefern muss. Zwar sind einzelne Datensätze als Grundlage für diesen Datenaustausch nach wie vor an der Tagesordnung, effektivere Lösungen wie Schnittstellen und Lieferantenportale sind jedoch ebenfalls bei vielen Unternehmen im Einsatz und erleichtern die Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern enorm.
3. Höhere Transparenz
Transparent über Produktionsketten berichten zu können, wird vor dem Hintergrund von immer strengeren Nachhaltigkeitsgesetzen und -richtlinien immer wichtiger. Lieferkettengesetz, EU Green Deal, Digital Product Passport (DPP) – in der jüngeren Vergangenheit sind immer mehr Regeln, Entwürfe und Konzepte in Kraft getreten oder angekündigt worden. Alle mit dem gleichen Ziel: Jedes Unternehmen muss dazu in der Lage sein, nachhaltigkeitsrelevante Informationen bereitzustellen.
Dazu gehören mittlerweile auch Informationen zu Wasserverbrauch, CO2-Abdruck, Arbeitsbedingungen entlang der Produktionsketten oder die Diversität am Arbeitsplatz. Nicht nur der Gesetzgeber erhöht den Druck auf die Unternehmen, entsprechende KPIs bereitzustellen – auch für Kunden wird ein nachhaltiges Profil von Marken mehr und mehr zu einem entscheidenden Kaufkriterium.
4. Bessere Datenqualität
Damit all diese Informationen in der richtigen Qualität vorliegen und Unternehmen damit sowohl Compliance-Regeln erfüllen als auch die Anforderungen von Partnern und Kunden, unterstützen PIM-Systeme mithilfe von Validierungsregeln dabei, die Data Governance in den Prozessen durchzusetzen.
Data Governance umfasst alle Richtlinien im Umgang mit Unternehmensdaten und bietet damit ein Rahmenwerk, das Nutzern dabei hilft, bei der Anlage, Transformation, Anreicherung und Nutzung der Daten qualitätskonform zu arbeiten. Das steigert nicht nur das Vertrauen in die eigenen Daten, sondern sorgt auch wiederum für mehr Effizienz, da die Daten bereits von Anfang an in hoher Qualität gehalten und weiterverarbeitet werden und somit später nicht aufwändig nachgepflegt werden müssen.
5. Steigerung der Conversion
Für Marken und Hersteller, die ihre Online-Verkäufe ankurbeln wollen, ist ein PIM-System unverzichtbar. Der Digital Commerce hat sich in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt und umfasst mittlerweile neben dem einfachen Onlineshop viele weitere Kanäle wie Social Media oder Online-Marktplätze. In einer derart diversifizierten und vor allem auch dynamischen Vertriebskanallandschaft die Kontrolle über die Produktkommunikation zu behalten – das ist eine große Herausforderung, die nur mit einem PIM-System als Grundlage bewältigt werden kann.
Es ist wichtig, an jedem Berührungspunkt mit potenziellen Kunden eine überzeugende Produktdarstellung zu bieten. Attraktive Produktdetailseiten im Shop mit zahlreichen Bildern und Produktvideos zur visuellen Unterstützung, Produktbeschreibungen und User Generated Content wie Rezensionen oder Instagram-Posts helfen nachweislich dabei, die Conversion Rate nachhaltig zu steigern. Außerdem ermöglicht PIM die Nutzung unterschiedlicher Such- und Filteroptionen, um Produkte im Netz besser auffindbar zu machen. SEO-Beschreibungen unterstützen die Auffindbarkeit der Produkte zusätzlich.
„Es ist wichtig,
an jedem Berührungspunkt mit potenziellen Kunden eine überzeugende Produktdarstellung zu bieten.“
Dank der optimierten Prozesse entlang der digitalen Wertschöpfungskette kann zudem die Time-to-Market erheblich verkürzt werden, was insbesondere bei saisonalen Kampagnen, hohem Wettbewerbsdruck oder schnelllebigen Produktlebenszyklen von großem Vorteil sein kann.
So zentral die Rolle von PIM in Unternehmen ist, so zahlreich sind auch die Vorteile, die ein solches System bietet. In einer Zeit, in der der Digital Commerce immer mehr an Bedeutung gewinnt, und der Druck auf die Unternehmen steigt, ihre Produktinformationen transparent und effektiv verfügbar zu machen, ist der Einsatz von PIM für die meisten Unternehmen unerlässlich geworden. Richtig aufgesetzt und integriert, kann PIM zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor werden und gleichzeitig interne Ressourcen stark entlasten.
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