Wie finde ich das richtige PIM-System?
Es ist zunehmend schwierig, im Markt für PIM-Systeme den Überblick zu behalten. Neben den etablierten Anbietern erscheinen immer häufiger auch neue Lösungen aus verschiedensten Regionen der Welt auf der Bildfläche, die im deutschsprachigen Raum Fuß fassen wollen. Damit wird der PIM-Anbietermarkt immer komplexer. Bei der Wahl des richtigen PIM-Systems kommt es dabei neben den rein funktionalen Aspekten mehr und mehr auch auf strategisch relevante Kriterien an.
Das Beste ist gerade gut genug – oder?
Der enorme Aufschwung des Digital Commerce in den vergangenen Jahren hat die zentrale Rolle von PIM für sämtliche Geschäftsprozesse rund um die Produktkommunikation gestärkt. Damit hat auch die strategische Bedeutung von PIM stark zugenommen. Die Folge: PIM-Projekte werden mittlerweile von unterschiedlichen Fachbereichen in den Unternehmen forciert. Der PIM-Anbietermarkt hat auf diese Entwicklung entsprechend reagiert und in eine diversifizierte Kundenansprache sowie in Marketingaktivitäten investiert.
Anbieter, die darin sehr erfolgreich sind, finden sich daher regelmäßig auf den Evaluationslisten der Projektleiter wieder. Gerade im PIM-Bereich ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass die Anforderungen der Line of Business und sämtlicher weiterer Stakeholder an ein PIM-System höchst individuell sind. Es gilt, diese Anforderungen genau zu dokumentieren, zu gewichten und zu priorisieren, bevor ein Evaluationsprojekt angegangen wird. Nicht jedes Business braucht ein vollumfängliches PIM mit einer unüberschaubaren Anzahl von Funktionen. Das Ziel muss sein, ein PIM-System zu finden, das die spezifischen Kriterien einer Organisation bestmöglich abdeckt.
1. Softwarearchitektur
Eine der grundlegenden Entscheidungen bei der Gestaltung der Systemarchitektur ist das Lizenz- und Nutzungsmodell der zentralen Softwarelösungen. Hierbei gibt es unterschiedliche Ansätze, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen und daher individuell und vor dem Hintergrund der eigenen Zukunftsstrategie beleuchtet werden müssen.
Für größere Unternehmen mit umfangreichen IT-Ressourcen und sensiblen Daten können sich nach wie vor On-Premises-Installationen eignen, bei denen die Software auf eigenen Servern läuft. Dabei hat das Unternehmen auf der einen Seite die maximale Kontrolle über die Daten und die digitale Wertschöpfungskette. Gleichzeitig ist es aber auch Aufgabe der eigenen IT-Abteilung, sich um die Wartung und den Betrieb von Servern, Netzwerken, Applikationen, Datenbanken und Betriebssystemen zu kümmern, was entsprechend ressourcenintensiv ist.
Unternehmen, die über keine oder nur wenig eigene IT-Ressourcen verfügen, können daher von cloudbasierten Softwarearchitekturmodellen profitieren, bei denen Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung der Software vom Anbieter übernommen werden. Die Unternehmen selbst sind dann lediglich für die Pflege und Qualität ihrer Daten verantwortlich. Auch für Unternehmen mit einer aggressiven Wachstumsstrategie können Cloudlösungen infrage kommen, da sie als besonders skalierbar gelten und mit den Anforderungen der Unternehmen mitwachsen.
Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle sind sofort einsatzbereit und damit besonders ressourcenschonend und unkompliziert in der Nutzung. Allerdings haben die Unternehmen bei diesem Modell nicht viel Kontrolle über die Applikation selbst oder ihre Funktionen.
Platform-as-a-Service (PaaS)-Angebote bieten in diesem Zusammenhang mehr Spielraum, da sie eine Umgebung in der Cloud anbieten, in der die Anwendungen entwickelt, getestet und verwaltet werden können. Das bietet auf der einen Seite mehr Freiheit für individuelle Anforderungen, verlangt aber auf der anderen Seite Entwicklungskompetenzen.
„SaaS-Modelle sind sofort einsatzbereit und damit besonders ressourcenschonend und unkompliziert in der Nutzung“
Neben der konkreten Einzelbetrachtung für das Produktinformationsmanagement spielt auch die Betrachtung der Gesamtarchitektur des Unternehmens eine wichtige Rolle. Je nachdem, wie die benachbarten Systeme gehostet werden, kann auch das die Entscheidung für ein bestimmtes Nutzungsmodell beeinflussen. Das gilt insbesondere für Systeme wie das ERP oder den Online-Shop, die im Kontext der digitalen Wertschöpfungskette in direkter Kommunikation mit dem PIM stehen.
Daneben gibt es noch die Wahl zwischen Private Cloud- und Public Cloud-Umgebungen. Diese hängt davon ab, um welche Daten es sich handelt, wie viel Kontrolle ein Unternehmen über die eigene Datenverwaltung behalten will und was wirtschaftlich sinnvoll ist. Mithilfe hybrider Cloudszenarien lassen sich diese Entscheidungen aber auch granular für einzelne Prozesse oder Aufgaben treffen und damit Kosten, Performance, Flexibilität und Sicherheitsbedürfnisse optimieren.
2. Branchenerfahrung
Während für Unternehmen mit weniger komplexen Produktdaten ein leichtgewichtiges PIM-System im Standard bereits die wichtigsten Anforderungen abdeckt, benötigen andere umfangreiche Konfigurationen – insbesondere im Datenmodell. Manche Branchen wie die Medizintechnik, Automotive oder der Maschinenbau zeichnen sich typischerweise durch eine hohe Komplexität aus. Neben Informationen zu den Produkten selbst sowie all ihrer Bestandteile werden häufig auch Informationen zu Ersatzteilen, branchenüblichen Klassifikationen sowie Dokumente wie Zertifikate oder Gebrauchsanweisungen benötigt.
„Aus Prozesssicht kann eine spezifische Branchenerfahrung wertvoll sein. Bei der Implementierung eines PIM-Systems geht es schließlich nicht nur um die technische Integration.“
Es kann sinnvoll sein, bei solchen komplexen Anforderungen nach einem PIM-System zu suchen, das bereits von zahlreichen Unternehmen in der Branche genutzt wird. Das kann ein wichtiges Indiz dafür sein, dass das System dazu in der Lage ist, ein solch mächtiges Datenmodell abzubilden. Häufig ist es sogar so, dass die Softwareanbieter vorkonfigurierte Datenmodelle zur Verfügung stellen, die den Aufwand im Umsetzungsprojekt erheblich minimieren können.
Aber auch aus Prozesssicht kann eine spezifische Branchenerfahrung wertvoll sein. Bei der Implementierung eines PIM-Systems geht es schließlich nicht nur um die technische Integration. Auch die Prozesse und Workflows müssen entsprechend aufgesetzt werden. Gerade in Branchen wie der Medizintechnik gehören dazu beispielsweise auch festgelegte Freigabeprozesse, die berücksichtigt werden müssen.
3. Integrationsfähigkeit
Eine nahtlose Integration in die Systemlandschaft ist für eine so zentrale Lösung wie PIM enorm wichtig. Es beschafft sich zunächst die Daten aus unterschiedlichsten Quellen wie Exceltabellen, Lieferantenportalen oder ERP-Systemen. Im Anschluss werden die Produktinformationen mit digitalen Assets aus dem DAM vernetzt und anschließend an zahlreiche weitere Applikationen ausgeleitet. Dazu gehören beispielsweise der Online-Shop, mobile Apps, das Global Data Synchronization Network (GDSN), Onlinemarktplätze, Printkataloge, Handelspartner oder auch BI-Anwendungen. Um das leisten zu können, verfolgen moderne PIM-Systeme einen API-first Ansatz, der auf ebendiese Datenkommunikation fokussiert und damit den Grundstein für reibungslose Datenprozesse legt.
4. Partnernetzwerk
Die digitale Wertschöpfungskette ist ein komplexes und dabei sehr dynamisches Konstrukt. Seine Produktivität und Effizienz hängen sehr stark vom Zusammenspiel seiner Einzelelemente ab. Das hat zwei Konsequenzen: PIM-Systeme müssen, wie oben beschrieben, eine hohe Integrationsfähigkeit mit den typischen Umsystemen aufweisen. Darüber hinaus muss diese Integration in der Realität perfekt ausgeführt werden, um die systemübergreifenden Datenprozesse zu optimieren.
PIM-Anbieter bauen daher typischerweise zwei unterschiedliche Arten von Partnernetzwerken auf. Technologische Partner sind Lösungsanbieter für benachbarte Systeme wie DAM, ERP oder E-Commerce, für die der PIM-Anbieter bereits native Schnittstellen anbietet. Eine Integration in diese Systeme ist somit im Projekt selbst zügig und problemlos möglich. Die Verfügbarkeit und Ausgestaltung der Schnittstellen mit zentralen Lösungen, die ein Unternehmen bereits im Einsatz hat, können damit ebenfalls ein wichtiges Kriterium für die PIM-Auswahl sein.
Integrationspartner stellen für das Einführungsprojekt geschulte Mitarbeiter für die jeweilige Softwarelösung zur Verfügung. Gemeinsam mit dem Auftraggeber bilden sie das Projektteam für die Einführung des PIM-Systems. Je nach Integrationspartner können neben Systemarchitekten und technischen Beratern auch Strategieberater für Digitalisierung und PIM beauftragt werden. Branchenkenntnis, Projekterfahrung, Sympathie und Kompetenz im Change-Management sind wichtige Kriterien bei der Auswahl des Integrationspartners. Aber auch die örtliche Nähe kann eine Rolle spielen, wenn persönlicher Kontakt und Reisekosten relevant sind.
„Technologische Partner sind Lösungsanbieter für benachbarte Systeme wie DAM, ERP oder E-Commerce, für die der PIM-Anbieter bereits native Schnittstellen anbietet.“
PIM-Auswahl: Eine individuelle Angelegenheit
Um im Rahmen einer PIM-Evaluation die richtigen Entscheidungen treffen zu können, muss Klarheit über das tatsächliche Anforderungsprofil der verschiedenen Stakeholder herrschen. Dazu gehören nicht nur die aktuellen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen. Ein solcher umfangreicher Anforderungskatalog mit gewichteten Kriterien bildet die Grundlage für die Vorauswahl der Anbieter (die sogenannte Short List) sowie für die Anbieterworkshops, in denen die Lösungen anhand der Kriterien präsentiert werden. Auf diese Weise können die Systeme eingehend begutachtet und bewertet werden. Da der Softwareanbieter typischerweise gemeinsam mit einem ausgewählten Integrationspartner auftritt, kann das Evaluationsteam im Anbieterworkshop meist auch den Implementierungspartner direkt bewerten.
Das ideale PIM-System muss sowohl die funktionalen Anforderungen der Line of Business erfüllen als auch die strategische Zielrichtung des Managements mittragen. Aufgrund der Tiefe und Komplexität des Informationsbedarfs kann eine Unterstützung durch markterfahrene Berater während des Evaluationsprojekts von großem Vorteil sein und letztlich dazu beitragen, eine nachhaltige Investitionsentscheidung zu treffen.
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