Gut zu wissen

Was muss man bei der Auswahl und Einführung eines PIM-Systems beachten? Die Einführung eines PIM-Systems hat eine starke strategische Bedeutung für Unternehmen. Es ändert Ihre Produktkommunikation nach außen hin, es ändert interne Prozesse und Verantwortlichkeiten und es betrifft viele verschiedene Abteilungen. Das Vorgehen und die Auswahl eines Systems wollen also wohl überlegt sein.

 

 

Vorgehensweise bei der Auswahl von PIM-Systemen

Projekt-Vorgehensweise bei der Auswahl von PIM-Systemen

Grundlegende Tipps, für das Projekt „PIM“

Welches ist das passende System für Ihre Anforderungen? Was muss es können? Open Source oder Lizenz? Wie gehen Sie am besten bei der Auswahl vor? Worauf müssen Sie bei der Einführung einer PIM-Software achten? – Diese Fragen kommen Ihnen bekannt vor? Lesen Sie hier hilfreiche Tipps was Sie bei der Auswahl und Einführung eines PIM-Systems beachten sollten:


1) Expectation und Change Management: Alle Beteiligten involvieren
Klären Sie zunächst das „Warum“: Was soll das System können und welche Anforderungen soll es erfüllen? Involvieren Sie dabei von Beginn an alle an der Datenpflege und der –nutzung beteiligten Abteilungen. Denn das Thema PIM ist kein reines Software- bzw. IT-Thema. So können Sie sämtliche Anforderungen berücksichtigen und die Software optimal nutzen.

Durch ein strukturiertes Change Management erhöhen Sie die Akzeptanz des Systems. Holen Sie alle Beteiligten, aber auch Führungspersonen und das Management, rechtzeitig ab: Involvieren Sie sie in den Veränderungsprozess. Das persönliche Engagement der Mitarbeiter und der Rückhalt durch das Management fördern die Nutzung und somit die Qualität der im System befindlichen Daten.

Durch das PIM-System werden sich Prozesse und Verantwortlichkeiten ändern. Unstimmigkeiten zwischen den Beteiligten im Projektverlauf sind also vorprogrammiert. Ein Projektleiter mit ausreichender Entscheidungsgewalt sowie ein Schirmherr aus der Unternehmensführung sind daher empfehlenswert.

 

2) Kriterien zur Softwareauswahl: Denken Sie praxisnah!
PIM-Systeme bieten eine Vielzahl an unterschiedlichen Funktionalitäten – da fällt die Auswahl nicht leicht. Mindmap: Kriterien zur PIM-Auswahl
Definieren Sie anhand realer Use Cases welche Anforderungen ihr System erfüllen muss. Klären Sie dazu vorab mit allen Beteiligten, wo und wie Daten gepflegt und eingesetzt werden.

Zur System-Evaluierung erstellen Sie auf Basis Ihrer konkreten Use Cases einen Anforderungskatalog, das sogenannte Lastenheft. Mit diesem sind Sie in der Lage, aus der Vielzahl der am Markt angebotenen Software-Produkte Ihre persönliche Shortlist von vier bis sechs Tools zu erstellen. Auch ein Open Source-System kann eine interessante Alternative sein!

Die definierten Auswahlkriterien verhindern zudem, dass Sie sich von Funktionen blenden lassen, die Sie gar nicht benötigen.

Unter Tools finden Sie eine ausführliche Liste mit möglichen Anforderungen an ein PIM-System.

Aber Achtung! Eine Excel-Tabelle mit Auswahlkriterien unterstützt Sie lediglich bei der Evaluierung der Shortlist. Es bietet Ihnen niemals die ultimative Entscheidung. Lassen Sie sich unbedingt die Software demonstrieren. Am besten mit Ihren eigenen Produktdaten und anhand Ihrer konkreten Use Cases.

Ihr letzter Schritt im Prozess der Software-Evaluation sollte ein „Proof of Concept“ der beiden Finalisten sein. Auch wenn dies zusätzlichen Aufwand bedeutet - eine Fehlentscheidung wäre deutlich teurer!

Vergessen Sie während dessen nicht die Preisverhandlungen. Beginnen Sie zu früh, fehlt der Anreiz zu Preissenkungen. Beginnen Sie zu spät und es ist kein Wettbewerber mehr im Spiel, fehlt der Grund. Bedenken Sie dabei, dass neben den Lizenzkosten auch die Integration, Wartung, Support und System-Optimierung zu Buche schlagen.

 

3) Implementierung des PIM-Systems

Die Einführung eines PIM-Systems kann mehrere Monate dauern. Hier hilft das Vorgehen in Teilprojekten – so bleiben Sie flexibel im Projektverlauf und erzielen schneller Ergebnisse.

Auch die Auswahl des passenden Implementierungspartners ist elementar: Welche Erfahrung bringt der Dienstleister im Bereich PIM mit? Wie gut kennt er sich mit dem konkreten System aus? Besteht eine Partnerschaft mit dem Software-Hersteller? Sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten im Projekt, indem Sie bei der Einführung von den Erfahrungen Ihres Implementierungspartners profitieren!

 

4) Prozesse, Datenpflege und Struktur

Die Einführung eines PIM-Systems erfordert es Produktinformationsprozesse neu zu strukturieren. Das Management, die Qualität, Geschäftsprozesse und auch das Risikomanagement im Zusammenhang mit Produktinformationen sind zu überdenken. Etabliert haben sich hierbei Stewardship-Modelle: Klären Sie zunächst welche Abteilung bzw. welche Mitarbeiter bestimmte Produktinformationen verantworten (Stichwort Data Governance). Anschließend schaffen Sie klare Regeln und Vorgaben für die betreffenden Geschäftsprozesse. „Der Weg der Produktdaten durch das Unternehmen“ wird dadurch transparent und weniger fehleranfällig.

Skizze: Prozesse im Produktinformations-Management

Zudem ist es notwendig bereits vor der Implementierung die Datenstruktur klar zu definieren. Sie muss den Anforderungen aller Ausgabekanäle entsprechen, also medienneutral sein. Gleichzeitig müssen Sie die System-Gegebenheiten berücksichtigen und den Prozessen der Datenentstehung und –pflege gerecht werden. In diesem Zusammenhang legen Sie beispielsweise auch fest, welches System wann führend ist. Während sich für Stammdaten meist das ERP-System am besten eignet, kann ein MAM-Tool die beste Lösung für Bilder sein. Ihr PIM dient dazu, diese Daten für die Ausgabe in die Vertriebskanäle zu vereinen.

Denken Sie dabei zukunftsorientiert! Wenn Sortimente wachsen, verändern sich die Anforderungen an den Produktdatenprozess. Das Sortiment ist deshalb auch in Zukunft einer der wesentlichen Treiber für Enterprise PIM. Sie benötigen einen durchgängigen Prozess für das Handling wachsender Sortimentsgrößen.